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Verfahrensgrundsätze des Ombudsman für die Wissenschaft

 

I. Auftrag des Ombudsman für die Wissenschaft

  1. Mit der DFG-Denkschrift zur „Sicherung guter wissenschaftlicher Praxis“ (ergänzte Auflage 2013) hat sich die Wissenschaftsgemeinschaft Regeln zum Umgang mit wissenschaftlichem Fehlverhalten gegeben. Dort werden diese Regeln einerseits formuliert und erläutert, andererseits wird der Bedarf nach Instanzen zur Durchsetzung der Regeln festgestellt.
  2. Die Empfehlung 16 der Denkschrift sieht zum Zweck der Durchsetzung der Regeln zur Sicherung der guten wissenschaftlichen Praxis die Einberufung des Ombudsman für die Wissenschaft vor. Daneben soll jede Einrichtung lokale Ombudspersonen ernennen (Empfehlung 5 der Denkschrift).
  3. Der Senat der DFG beruft vier Wissenschaftler/innen für eine dreijährige Amtszeit ins Gremium des Ombudsman für die Wissenschaft, eine weitere Amtszeit ist möglich. Die Mitglieder des Ombudsgremiums sind ehrenamtlich tätig.
  4. Grundlage der Tätigkeit des Ombudsman sind die DFG-Regeln zur Sicherung guter wissenschaftlicher Praxis, die von den DFG-Mitgliedseinrichtungen in das eigene Regelwerk übernommen worden sind. Auch viele andere wissenschaftliche Einrichtungen in Deutschland verpflichten sich, vergleichbare Regeln zur Wahrung der wissenschaftlichen Integrität einzuhalten und durchzusetzen.  

 

II. Zuständigkeit des Ombudsman für die Wissenschaft

  1. Der Ombudsman für die Wissenschaft kann als Alternative zu den lokalen Ombudspersonen der Hochschulen und Forschungseinrichtungen angerufen werden. Er ist nicht als übergeordnete Instanz zu anderen Ombudspersonen tätig. Es ist Hinweisgebern freigestellt, ob sie sich an die lokalen Ombudspersonen oder an den Ombudsman für die Wissenschaft wenden. 
  2. Der Ombudsman für die Wissenschaft wird nicht parallel zu anderen zuständigen Instanzen tätig.
    a) Er wird nicht parallel tätig zu lokalen Ombudspersonen, zu Fehlverhaltenskommissionen oder zu anderen Instanzen zur Aufklärung wissenschaftlichen Fehlverhaltens an Universitäten und außeruniversitären Forschungseinrichtungen, wenn dort dieselben Hinweise oder ähnliche Hinweise desselben Sachverhalts vorliegen.
    b) Er beschäftigt sich nicht mit Anfragen, die im weiteren Zusammenhang von andern Instanzen geprüft werden, beispielsweise wenn dieselben oder verwandte Aspekte desselben Sachverhalts gerichtsanhängig sind.
    c) Er wird einzelne Parteien bezüglich andernorts geführter Verfahren nicht beraten oder vertreten, es sei denn, dieses Verfahren entspricht nicht dem dort festgelegten Regelwerk. In diesem Fall kann der Ombudsman die Einrichtung auf einen möglichen Verstoß der eigenen Verfahrensordnung aufmerksam machen.
    d) Er ist keine Revisionsinstanz zu andernorts geführten Verfahren.
  3. Der Ombudsman für die Wissenschaft wird tätig bei korrigierbaren Verstößen gegen die Regeln guter wissenschaftlicher Praxis.
    a) Er prüft und bewertet die ihm vorgetragenen Hinweise. Die Sachaufklärung zielt generell auf eine Vermittlung im Sinne der guten wissen­schaftlichen Praxis zwischen Wissenschaftlern; sanktionierende Maßnahmen durch den Ombuds­man sind im Grundsatz nicht vorgesehen.
    b) Der Ombudsman ist keine Ermittlungsinstanz zur Feststellung von nicht korrigierbarem wissenschaftlichem Fehlverhalten. Bei einem begründeten Anfangsverdacht eines nicht korrigierbaren wissen­schaftlichen Fehlverhaltens gibt er eine ihm vor­getragene Angelegenheit mit DFG-Bezug an den Unterausschuss für Fehl­ver­haltens­angelegenheiten der DFG ab. Wenn kein Bezug zur DFG besteht, wird er bei begründetem Anfangsverdacht die Durchführung eines förmlichen Untersuchungsverfahrens bei der betroffenen Einrichtung anregen.

 

III. Prinzipien

   Vertraulichkeit und Unparteilichkeit sind die Prinzipien der Arbeit des Ombudsmans.

 

   Alle an den Ombudsman gerichteten Anfragen und Verfahren werden vertraulich behandelt.

  1. Der Ombudsman informiert keine anderen Personen als die direkt betroffenen über die Inhalte und das Ergebnis einer Prüfung, es sei denn, diese ergibt einen begründeten Ver­dacht auf ein nicht korrigierbares wissen­schaftliches Fehl­verhalten. In diesem Fall wird die An­gelegen­­heit an die zuständige Kommission zur Untersuchung wissen­schaftlichen Fehl­ver­haltens abgegeben.
  2. Die Ge­währ­­leistung der Ver­traulich­keit dient dem Schutz aller in ein Ver­fahren involvierten Personen - insbesondere, um einem möglichen ungerechtfertigten Reputationsverlust der Beteiligten ent­gegen­zu­wirken. Dieser Schutz gilt auch über den Ab­schluss eines Falles hinaus.
  3. Die Unterstützung durch den Ombudsman umfasst insbesondere auch die Beratung von Personen, die einen Hinweis auf wissenschaftliches Fehlverhalten zur Kenntnis bringen möchten oder gebracht haben ("Whistleblower") und dadurch Sanktionen anderer Einrichtungen ausgesetzt sein können.
  4. Der Ombudsman weist auch alle beteiligten und informierten Personen darauf hin, dass diese Personen ihrer­seits diese Ver­traulich­keit strikt zu wahren haben. Wird dieser Grundsatz nicht befolgt mit dem möglichen Ziel, der anderen Seite Schaden zuzufügen, wertet der Ombudsman den Bruch der Vertraulichkeit selbst als einen Verstoß gegen die Regeln guter wissenschaftlicher Praxis.
  5. Vertraulich zu behandeln sind insbesondere die von den Beteiligten geäußerten Meinungen oder Empfehlungen hinsichtlich der möglichen Beilegung der Angelegenheit, Vorschläge oder Äußerungen des Ombudsgremiums und auch der Umstand, dass Beteiligte zugestimmt oder nicht zugestimmt haben, eine vom Ombudsgremium vorgeschlagene Lösung anzunehmen.
  6. Die Beteiligten verpflichten sich darüber hinaus, in späteren Verfahren weder andere Beteiligte noch den Ombudsman für die Wissenschaft bzw. seine Mitglieder oder seine Mitarbeiter als Zeugen für Vorgänge innerhalb des Ombudsverfahrens zu benennen. Dies gilt für mögliche gerichtliche Verfahren oder andere Verfahren im Zusammenhang mit der beim Ombudsman erörterten Konfliktsituation.

   Das Prinzip der Unparteilichkeit

  1. Es ist eine der Grundregeln des Ombudsman für die Wissenschaft, eine neutrale Position zwischen den an einem Verfahren Beteiligten einzunehmen. Die abschließenden Einschätzungen und Empfehlungen des Ombudsman beruhen immer auf den Informationen, die er durch das Befragen aller wesentlich beteiligten Personen erworben hat.
  2. Es ist nicht möglich, dass sich ein Hilfesuchender an den Ombudsman wendet, um in einem anderen Verfahren durch das Ombudsgremium vertreten zu werden.
  3. Wenn ein Hinweisgeber nicht damit einverstanden ist, dass die von den Hinweisen betroffene Seite um eine Stellungnahme gebeten wird, kann in der Regel keine abschließende Einschätzung des Ombudsman erfolgen. Ggf. ist in diesem Fall eine Einschätzung oder Empfehlung des Ombudsman möglich, die sich ausdrücklich nur auf den geschilderten Sachverhalt bezieht, ohne die Informationen durch Befragung der anderen Seite überprüft zu haben.  

 

IV. Anrufung

  • Anfragende Wissenschaftler und Wissenschaftlerinnen können der Geschäftsstelle des Ombudsman für die Wissenschaft Hinweise vorlegen, die ihrer Ansicht nach ein wissenschaftliches Fehlverhalten begründen oder vermuten lassen. Dafür kann das Anfrageformular des Ombudsman (deutsch/ englisch) verwendet werden. Alle Anfragen werden von der Geschäftsstelle direkt und vollständig an die Mitglieder des Ombudsgremiums weitergeleitet. Die eingereichten Hinweise sollten den Verdacht so umfangreich wie nötig und so zielgerichtet wie möglich darlegen. Wissenschaftler und Wissenschaftlerinnen können sich für eine erste Beratung auch direkt telefonisch oder per E-Mail an die Geschäftsstelle des Ombudsman wenden.   

 

V. Verfahrensablauf

  1. Die Beratungen und Verfahren beim Ombudsman für die Wissenschaft finden nicht öffentlich statt. Insbesondere Vermittlungen können nur bei einer vertraulichen Behandlung aller Angelegenheiten erfolgreich sein. Der Ombudsman wird den Beteiligten nur dann Akteneinsichten gewähren, wenn es für eine Vermittlung hilfreich erscheint und alle Beteiligten der Gewährung einer Akteneinsicht zustimmen. Für die Beteiligten soll der Ombudsman eine Vertrauensperson sein, der gegenüber sie sich frei äußern können, ohne damit rechnen zu müssen, dass ihre Mitteilungen anderen bekannt werden.
  2. Nach einer Anrufung bzw. nach dem Einreichen von Belegen durch einen Hinweisgeber berät der Ombudsman über die Möglichkeit eines wissenschaftlichen Fehlverhaltens in der vorgetragenen Angelegenheit, über noch einzuholende Informationen und über das weitere Vorgehen.
  3. Um ein möglichst vollständiges Bild einer Angelegenheit zu erhalten, kann es nötig sein, dass das Ombudsgremiums sich mit einer Angelegenheit an dritte Personen oder Institutionen wenden möchte. Zunächst wird der Hinweisgeber hierfür immer um sein Einverständnis gebeten. Der Ombudsman wendet sich nicht ohne Einverständnis an Dritte.
  4. Liegt das Einverständnis des Hinweisgebers vor, wird der Ombudsman den von den Vorwürfen betroffenen Personen die vorgebrachten Hinweise in der Regel sinngemäß mitteilen und sich ihre Sicht der Dinge schildern lassen. Das Prinzip der Fairness gebietet, dass die von den Vorwürfen betroffenen Personen Gelegenheit zur Stellungnahme erhalten. Es können mit Einverständnis aller Beteiligten auch weitere Personen um eine Stellungnahme gebeten werden, wenn dies für die Meinungsbildung des Ombudsman erforderlich scheint.
  5. Die Anonymität des Hinweisgebers bzw. der Hinweisgeberin kann auf Wunsch gewahrt werden. Sollte dies nicht mit dem Charakter des Verfahrens oder den Interessen anderer Beteiligter vereinbar sein, berät der Ombudsman mit der/dem Anrufenden über das weitere Vorgehen. Immer dann, wenn nicht nur eine bloße Beratung in abstrakten Fragen gewünscht wird, muss der durch die Wahrung der Vertraulichkeit bedingte Mangel an unmittelbarer Information über die vorgebrachten Vorwürfe gegenüber anderen Beteiligten dadurch ausgeglichen werden, dass der Ombudsman die Betroffenen über den Gegenstand der Vorwürfe informiert. In der Regel, und vor allem wenn eine Vermittlung angestrebt wird, umfasst dies auch die Identität des Anrufenden.
  6. Wenn die schriftlichen Stellungnahmen noch nicht ausreichen sollten, um eine Einschätzung zu formulieren, kann der Ombudsman die Beteiligten zu mündlichen Gesprächen einladen, um mögliche Lösungen zu besprechen. Er kann dabei Einzelgespräche und/oder Gespräche mit den Beteiligten gemeinsam führen.
  7. Nach dem Abschluss einer Sachermittlung spricht der Ombudsman auf Grundlage der guten wissenschaftlichen Praxis eine Einschätzung sowie eine Empfehlung in einer Angelegenheit aus. Der Idealfall einer erfolgreichen Vermittlung ist die Behebung der zur Anrufung führenden Ursachen. In geeigneten Fällen schlägt der Ombudsman den Beteiligten eine Vereinbarung über das künftige Verhalten vor.
  8. Wenn das Ombudsgremium eine Angelegenheit an den Unterausschuss für Fehlverhaltensangelegenheiten der DFG abzugeben beabsichtigt oder ein Verfahren bei einem Untersuchungsgremium einer anderen wissenschaftlichen Institution anregen wird, wird dies den Hinweisgebern mitgeteilt. Sofern andere Parteien vom Ombudsman bereits kontaktiert wurden, informiert er auch diese Personen über diesen Schritt. Ab dem Zeitpunkt der Weiterleitung eines Falls gilt die Angelegenheit für den Ombudsman als „abgeschlossen“, d. h. es folgt keine weitere Bearbeitung durch den Ombudsman.
  9. Der Ombudsman kann zum Schutz oder zur Rehabilitation eines Beteiligten unter Abwägung der Interessen aller Beteiligter auch gegenüber Dritten oder sogar öffentlich Stellung nehmen. In Anbetracht der Grundsätze der Vertraulichkeit und Unparteilichkeit gegenüber den Beteiligten geschieht dies sehr selten. Es hat sich jedoch bereits gezeigt, dass die Möglichkeit der Stellungnahme – insbesondere diejenige gegenüber Dritten – für die angemessene Behandlung einer Angelegenheit sinnvoll sein kann.  

 

VI. Transparenz der Tätigkeiten des Ombudsman für die Wissenschaft

  1. Der Ombudsman für die Wissenschaft berichtet jährlich dem Senat der DFG und der Öffentlichkeit über seine Arbeit. Im Jahresbericht werden in anonymisierter Form die Fälle zusammengefasst, mit denen das Ombudsgremium im Zeitraum des Berichts befasst gewesen ist, außerdem werden nationale und internationale Tätigkeiten des Ombudsgremiums und der Geschäftsstelle des Ombudsman für die Wissenschaft dargestellt sowie über aktuelle Fragen zum Thema „wissenschaftliche Integrität“ berichtet. Zum Schutz der in Ombudsangelegenheiten involvierten Personen bzw. Institutionen werden Falldarstellungen nur anonymisiert veröffentlicht.
  2. Die Unterrichtung der Öffentlichkeit über seine Tätigkeit sieht der Ombudsman als eine wichtige Aufgabe an. Die Öffentlichkeit muss sich darüber informieren können, wie die Wissenschaft mit dem Problem möglichen wissenschaftlichen Fehlverhaltens umgeht, wenn die Wissenschaft weiterhin ihr Vertrauen in Anspruch nehmen will.
  3. Den Jahresbericht veröffentlicht der Ombudsman für die Wissenschaft auf seiner Internetseite.
  4. Anfragen, die an das Ombudsgremium herangetragen werden, bzw. Charakteristik oder Inhalt von Ombudsangelegenheiten können Hinweise für aktuelle Entwicklungen im Wissenschaftssystem darstellen. Es kommt vor, dass sich ein Bedarf für neue Regeln und Richtlinien zur guten wissenschaftlichen Praxis abzeichnet. Der Ombudsman nimmt die ihm vorgetragenen Fälle deshalb zum Anlass, auch über den jährlichen Bericht hinaus öffentlich allgemeine Hinweise zu den Standards guter wissenschaftlicher Praxis oder Empfehlungen zur möglichen Entwicklung neuer Standards zu geben.